Slack

Tijdens mijn studie had ik een bijbaantje bij Launchdesk. Ik fotografeerde kantoren en schreef er verhaaltjes bij. Bij Launchdesk verliep alle interne communicatie via Slack, een soort uitgebreide Whatsapp voor zakelijk gebruik. Ik vond het prachtig, omdat ik in de veronderstelling was dat interne communicatie bij bedrijven eigenlijk altijd per mail ging. Dat bleek dus niet zo te zijn. Slack was voor mij echt een verademing, ten opzichte van mail.

Waarom het zo lekker werkt? Dat vroeg ik aan Boris Veldhuijzen van Zanten van The Next Web, Matthijs Collard van UNITiD en Ruben Timmerman van Springest. Hun antwoorden lees je in onderstaand verhaal. Een aangepaste (for some reason) titel-loze versie van het artikel stond vorige week in Het Parool (€).13724852_1055446381216396_5252233969547374272_o

 

ZEG MAAR DAG TEGEN INTERNE MAIL 

Drie miljoen mensen maken dagelijks gebruik van Slack, de zakelijke berichtendienst die interne mails overbodig maakt. Drie Amsterdamse ondernemers vertellen waarom zij niet meer zonder kunnen.

“Wij sturen al jaren geen mails meer naar elkaar. Nul komma nul.” Ruben Timmerman vindt het inmiddels vanzelfsprekend. De mensen binnen zijn bedrijf Springest, een leerplatform, maken volop gebruik van Slack. “Alle communicatie is nu verzameld op één plek. Dat was voorheen wel anders. Door het gebruikersgemak van de applicatie raakt iedereen die bij ons komt werken direct verslaafd. We hebben zelfs onze subsidieadviseur en externe advocaat uitgenodigd in Slack.”

Teamcommunicatie voor de eenentwintigste eeuw, zo presenteert Slack zijn berichtendienst. Worden mails naar collega’s daarmee overbodig? Als het aan Slack ligt wel. Make channels, not emails, zegt het bedrijf. Slack is een soort Whatsapp voor het bedrijfsleven: een chatprogramma, maar dan boordevol slimme extra’s (die ook nog eens heel eenvoudig werken). De app werkt op basis van berichtenkanalen, waarbinnen collega’s in groepen informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Rondom een project of klant, bijvoorbeeld. Daarnaast is het mogelijk om één-op-één met elkaar te chatten.

Tienduizenden teams maken sinds de lancering in 2013 gebruik van de dienst, die een gratis basisversie heeft en voor een klein bedrag per persoon per maand extra opties biedt. En Slack groeit: sinds januari dit jaar zijn er meer dan een miljoen dagelijkse gebruikers bijgekomen. De waarde van het bedrijf wordt inmiddels geschat op ruim 2,8 miljard euro.

VIRTUEEL KANTOOR
“Ik kan me bijna niet meer voorstellen hoe we voor de ingebruikname van Slack, nu anderhalf jaar geleden, met elkaar communiceerden,” blikt Boris Veldhuijzen van Zanten, medeoprichter van mediabedrijf The Next Web, terug. Volgens hem heeft Slack zijn bedrijf min of meer gered. “Ik vond het heel lastig om een eenheid te creëren. We hebben kantoren in Amsterdam, Londen, New York en India. Het gevaar is dan dat de cultuur van je bedrijf gekoppeld is aan een bepaalde locatie. Je zou Slack kunnen zien als` het virtuele kantoor van The Next Web, waarbinnen iedereen elkaar begrijpt en er veel ruimte is om lol te maken. Het heeft iets vrijblijvends, iets leuks. Interne mails zijn bij ons inmiddels een zeldzaamheid.”

Volgens Matthijs Collard, oprichter van digitaal productontwerpbureau UNITiD, is Slack een uitkomst voor teams die op verschillende locaties tegelijk werken. “Wij hebben kantoren in Amsterdam en Rotterdam, zijn vaak op locatie bij onze klanten en werken ook veel samen met ontwikkelaars in Wit-Rusland. Als een projectteam bij elkaar zit in dezelfde ruimte praten we in real life met elkaar, maar zodra één iemand zich op een andere locatie bevindt gebruiken we Slack. We gebruiken het zelfs voor communicatie met onze klanten. We willen gewoon op een goede manier communiceren.”

KLEINSTE DETAILS
Volgens de ondernemers faciliteert Slack gestroomlijnde interne communicatie op een laagdrempelige manier. Want, zegt Veldhuijzen van Zanten, mail is eigenlijk helemaal niet geschikt om met veel mensen tegelijkertijd te communiceren. “Binnen veel bedrijven is het gebrek aan communicatie een probleem. Slack neemt de communicatiebarrière weg. Het werkt heel eenvoudig en is daardoor super efficiënt, in tegenstelling tot mail. Je team gaat letterlijk meer met elkaar communiceren. Start je met acht man een projectgroep voor de organisatie van een evenement? Dan maak je een nieuw channel aan en kun je van start.”

De efficiëntie van Slack wordt versterkt door de integratie van veelgebruikte externe applicaties, zoals Google Drive, Dropbox (beiden documentbeheer), Asana en Trello (beiden projectmanagement). Vooral de uitwerking van die integraties oogst veel lof. Veldhuijzen van Zanten: “Over alles is uitvoerig nagedacht. Zelfs de kleinste details werken super goed. Daarmee onderscheidt Slack zich van andere tools. Simpele dingen hebben er veel impact.” Timmerman: “Waar andere tools blijven hangen op een bepaald niveau, blijft Slack door ontwikkelen. Daardoor werken we continue beter, sneller en makkelijker.”

Via de Slack API (application programming interface) is het bovendien mogelijk om ook andere software te laten ‘praten’ met Slack. En dat biedt eindeloze mogelijkheden. Zo krijgt Timmerman via de sales-software van Springest automatisch een bericht in een Slack-kanaal als er een nieuwe cursus is verkocht. En bij UNITiD hebben ze het channel ‘Where is everybody’ in het leven geroepen. Op basis van GPS geeft een zogenaamde bot (robot) automatisch een melding zodra een medewerker een kantoor binnenstapt. Collard: “Zo weten we precies van elkaar waar we zijn. Super handig voor het inplannen van meetings.”

Leidt dat dan niet ontzettend af, al die berichten? “Alles lezen wat binnenkomt is simpelweg geen optie,” geeft Veldhuijzen van Zanten direct toe. “Gelukkig kan iedereen per channel zelf aangeven of meldingen aan of uit staan. Daarnaast organiseer ik eens in de twee weken een uurtje, waarin ik iedereen binnen ons bedrijf stimuleer om de kanalen te verlaten die niet langer relevant zijn. Anders blijft het aantal berichtenkanalen maar groeien. Een groep verlaten voelt toch een beetje als het uitmaken van een relatie.” Timmerman: “Bij Springest hebben we ongeveer veertig berichtkanalen. Die staan allemaal open, maar met verschillende instellingen. Ik heb het zo ingesteld dat ik er niet gek van word. Daarnaast hebben we met elkaar afgesproken dat we op Slack twee uur de tijd hebben om te reageren. Gelukkig kunnen we ook nog naar elkaar toe lopen. Uiteindelijk kan Slack ons kantoor niet vervangen.”

TECH-NERDS
Op dit moment zijn het vooral internetbedrijven en start-ups die werken met Slack. Volgens Collard komt dat niet omdat Slack nou zo ingewikkeld is. “In tegendeel, zeker de basisfuncties van de app werken super eenvoudig. Je hoeft echt geen tech-nerd te zijn om ermee aan de slag te gaan.” Het gaat er vooral om dat een bedrijf de waarde inziet van het verbeteren van werkprocessen, vindt hij. “Veel bedrijven gebruiken al jaren een bepaald systeem. Zij voelen de noodzaak niet zo om daar verandering in te brengen. Ik merk het aan onze grote klanten. Er is daar gelukkig altijd wel een paar mensen die iets in Slack ziet, maar het merendeel wil het niet begrijpen. Met de nadruk op wil, want ingewikkeld is het niet.” Of Slack klaar is voor het grote publiek durft Timmerman niet te zeggen. “Het maakt me eigenlijk ook niet uit. Als wij het kunnen gebruiken met de bedrijven waarmee we werken, ben ik blij. Misschien is het wel goed dat Slack niet probeert om de nieuwe Facebook te worden.”

Leave A Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *